« Rendre les hôpitaux acteurs de la
gestion prévisionnelle »
Au siège de l’AP-HP, un service a
été mis en place pour piloter la gestion prévisionnelle
des emplois et compétences. « On s’est
organisé, précise Philippe Touzy de la Direction
du personnel et des relations Sociales à la Direction
générale de l’AP-HP, car nous fonctionnons
en réseau avec une quarantaine d’établissements
qui sont pris par le quotidien, par la négociation
sociale, par la gestion individuelle des carrières…
Ils n’ont pas beaucoup de temps à consacrer
à la GPEC. Nous avons donc élaboré
une base de données et une méthodologie. Le
fait déclencheur a été l’ouverture
de l’hôpital européen Georges Pompidou
car, à l’époque, l’enjeu était
la gestion d’une masse importante de personnes à
transférer pour l’ouverture de ce nouvel établissement,
avec, en plus, une réflexion sur les compétences.
Nous travaillons donc depuis une bonne dizaine d’années
sur le sujet. »
L’AP-HP c’est 90 000 personnes dont 72 000
agents non médicaux qui sont concernés directement
par la GPEC.
Le premier pas consiste à avoir un historique,
à faire un état des lieux. « C’est
très long de savoir combien on est et qui on est,
précise Philippe Touzy. A t-on à faire à
des titulaires, des contractuels, des stagiaires, sont-ils
à durée déterminée… et
que font-ils ?
Il faut commencer par positionner les gens dans les différentes
structures, ce qui suppose qu’on ait, au préalable,
standardisé les appellations des services. C’est
un balayage de ce qu’on appelle ici le “fichier
des structures”. Dans un deuxième temps, il
a fallu mettre en place le répertoire des métiers
afin d’attribuer un métier à chacun.
Aujourd’hui c’est fait à 96 %. Il ne
reste que de petits problèmes mineurs sur certains
métiers spécifiques. Nous sommes seulement
au début de la démarche “métiers”.
Avant nous avions l’habitude de ne raisonner qu’en
statuts. C’est une démarche complémentaire.
Ce n’est pas la fin du statut. C’est une façon
de mettre en valeur les compétences des agents. C’est
complémentaire, ce n’est pas substitutif.
Si les métiers émergents restent assez marginaux,
un travail particulier a été effectué
sur une dizaine d’entre eux comme les techniciens
d’information médicale pour lesquels une filière
devrait être créée. Ces “techniciens
de services hospitaliers” devraient être identifiés
avec la spécialité « informatique médicale
» ce qui est très important notamment pour
le codage des actes. Ce positionnement d’agents venant
d’horizons divers dans une filière professionnelle
bien identifiée permet de leur proposer une carrière.
Autre exemple, les aides-soignantes, infirmiers et rééducateurs
qui prennent en charge les personnes ayant des difficultés
de communication dans les services de gériatrie ou
pour les handicapés. Il s’agit, dans ce cas,
de faire reconnaître le secteur de gérontologie
comme source d’apprentissage de compétences
spécifiques pour améliorer son attractivité
et y fidéliser le personnel. L’idée
est de valoriser, via la certification interne, les compétences
acquises par ces professionnels pour qu’elles soient
un plus dans la suite de leur parcours.
La prochaine étape, outre l’amélioration
du répertoire des métiers, consiste à
rendre les hôpitaux davantage acteurs de la gestion
prévisionnelle. Au niveau institutionnel, on a une
vision globale assez complète pour l’Assistance
Publique. Quant on élabore le budget de l’AP
on peut donner une vision de recrutement, de départs
à la retraite, ou d’entrées, par catégories
de personnels. Mais, quand on entre dans le détail,
par hôpital, c’est trop parcellaire. Dans certains
cas il y a de trop petits volumes pour faire de la GPEC
et dans d’autres cas les établissements ne
se sont pas encore penchés vraiment sur le problème.
Or, la T2A qui demande un tableau prévisionnel des
effectifs rémunérés met d’emblée
les hôpitaux dans une logique de prévision.
Par ailleurs, on est passé à un fonctionnement
en masse salariale avec une prévision à N+1
avec les flux de recrutement et de départs…
Donc on ne peut plus se dispenser d’avoir une vision
prévisionnelle, au moins à N+1, voire à
3 ou 4 ans. Cette année nous faisons en sorte que
les hôpitaux affinent leurs prévisions et les
fiabilisent. »
Une logique de prévision
L’AP-HP s’est dotée de deux outils majeurs
:
• une base de données sous intranet “Pilote
RH” qui donne un historique sur 4 ans des effectifs,
des pyramides des âges standardisées, des modules
sur l’absentéisme ou des modules de flux (entrées
et sorties par types). Il y aura aussi un module “tableau
de bord” permettant aux hôpitaux de se comparer.
• un outil de prévision “Pégase”
pour faire des projections à partir d’un historique
par catégories de personnel.
« A taille critique comparable, les hôpitaux
peuvent savoir s’ils ont le même nombre de personnes
dans tel ou tel secteur, s’ils recrutent mieux ou
moins bien que les autres… précise Philippe
Touzy. C’est une logique de benchmark permettant d’identifier
un problème qui se révélerait spécifique
à un établissement. On veut progresser aussi
sur le benchmarking “extérieur” et de
ce point de vue nous sommes très attentifs aux travaux
de l’ARH auxquels nous souhaitons participer. Nous
voulons pouvoir faire des comparaisons au niveau régional
ainsi qu’avec les autres CHU. Nous avons besoin d’outils
qui nous permettent de nous comparer aux autres, comme nous
l’avons fait sur l’absentéisme ou sur
le calcul des prévisions de retraites. »
Parmi les grands enseignements qu’on peut d’ores
et déjà tirer des travaux sur la GPEC figure
un meilleur fonctionnement des relations sociales. «
Les partenaires sociaux sont rassurés lorsque l’on
présente des scénarios. Les relations sont
facilités, le dialogue social est renouvelé
sur des bases claires et nous sortons d’un climat
souvent fondé sur le soupçon ou l’angoisse
pour avoir des éléments objectifs. Chacun
a bien compris que la prévision n’était
pas un outil dirigé contre le personnel mais qu’au
contraire, cela permettait d’avoir une visibilité.
Tout le monde y a intérêt, aussi bien budgétairement
que socialement.
L’ARH a fait un très bon travail avec le
guide pratique et méthodologique. L’agence
peut servir d’aiguillon et nous avons tous besoin
d’un outil partagé. »
« Nous avons besoin d’outils qui nous permettent
de nous comparer aux autres »
